Me encantó una frase que leí un día en cuanto a la gestión del tiempo: «el tiempo no se gestiona. Lo que se gestiona son las actividades que pasan en ese tiempo«. Otra frase que me ha hecho pensar mucho es que “el tiempo no existe más que en nuestra mente”.
Todo esto da mucho qué pensar y probablemente una conversación muy larga y también apasionante, que postpongo para otro día. Porque hoy mi intención es hablar sobre cómo aprovechar el tiempo al máximo y gestionar las actividades para saborearlo, y no estar con la sensación constante de que «no tengo tiempo». Es algo muy habitual: vamos corriendo a todos lados, siempre intentando encajar las máximas actividades posibles en nuestra agenda.
La primera vez que experimenté lo que podía llegar a cundir el tiempo fue cuando acabé la Universidad. Me fuí a visitar a mi amiga Alicia que vivía en Edimburgo, y compré solo billete de ida y no de vuelta. Estuve allí buscándome la vida, sin demasiadas cosas que hacer, y experimenté por primera vez lo despacio que pasaba el tiempo. Es decir,
«cuantas menos cosas haces, más parece que el tiempo se estira».
Y ese es el truco: es cuestión de percepción. Por eso, ahora, para disponer de más tiempo, mi primera recomendación es que dejes HUECOS DE TIEMPO LIBRES DE ACTIVIDADES para parar y saborear “cómo pasa el tiempo.” Por ejemplo, una sugerencia es que por la mañana, te des veinte minutos libres o media hora para planificar tu día y tu agenda. No solo las actividades “productivas” que vas a hacer, sino también el o los momentos libres del día para parar, “no hacer”, y para hacer aquello que te apasiona. Si tu rutina es encajar actividad tras actividad, lo único que vas a conseguir es llegar a todos lados con la lengua fuera, e irás tan rápido que no te enterarás de nada.
Como hábito para hacer esto a menudo, te lanzo una propuesta: llega 15 minutos antes a cualquier reunión. Así, cada vez que tengas una reunión, ya estarás planificando un tiempo que vas a ganar a la vida. En esos minutos, te dará tiempo a preparar mejor la reunión, a reconocer el terreno, y al parar, te van a venir ideas que van a ayudar a que la reunión sea más productiva. Te lo garantizo. Hazlo y me cuentas ¿Vale?.
Otro descubrimiento muy interesante sobre el tiempo fue en el camino de Santiago. Estuvimos caminando por la costa norte de España por diez días, recorriendo una media de unos 25-30 km diarios. Al ritmo del caminante, sentíamos el viento, olíamos las flores, disfrutábamos de largas e interesantes charlas, oíamos la música a lo lejos, con una antelación de dos horas porque el sonido se desplazaba muchísimo más rápido que nosotros. El día que acabamos el camino, y regresamos a casa, fue sorprendente como lo que habíamos recrrido en 10 días, a la vuelta en coche duró ¡sólo 2 horas!. Fue realmente un shock, el darnos cuenta cómo vivimos de rápido y la cantidad de cosas y sensaciones que nos estamos perdiendo por ello
En esa misma línea, otra recomendación: HAZ SOLAMENTE UNA COSA A LA VEZ. La razón es que el modo multitarea no es nada productivo. Está comprobado en experimentos científicos que somos muchísimo menos resolutivos cuando estamos haciendo varias cosas a la vez. El tiempo “de procesado” al saltar entre tarea y tarea continuamente, disminuye el rendimiento de nuestra mente, con el handicap de que la falta de concentración va a reducir la calidad de nuestra actividad y con ello, muy probablemente la tengamos que revisar e incluso repetir.
El modo «multitarea» reduce la productividad.
En esto coincidimos con los ordenadores: cuando estás trabajando con uno, y le damos varias órdenes a la vez, o le hacemos que abra varios programas a la vez, ¿ a que alguna vez se te ha quedado colgado?. A mí me pasaba a menudo. Y lo mismo que le pasa al ordenador, nos pasa a nosotros. Además, hacer varias cosas a la vez, nos estresa, y eso hace que seamos menos productivos, menos atractivos para los demás, y además enfermemos.
Al hacer una única cosa a la vez, ganamos en serenidad, y con ello en lucidez y en creatividad, y por tanto, aumentará nuestra productividad. Además, ESA ACTIVIDAD, HAZLA CON CALIDAD, CON INTENCIÓN Y CONCENTRACIÓN. Para que no sea necesario repetirla. Que a la primera esté bien hecha y no haya necesidad de revisarla posteriormente.
Otra recomendación es que TE PONGAS UN PLAZO PARA HACER LAS TAREAS, UNA FECHA TOPE CERCANA, que te obligue a ir rápido. Seguro que te ha pasado muchas veces, que tienes una fecha programada para entregar un proyecto, o un trabajo, y estás tranquilamente al principio, y te pilla el toro al final, y multiplicas el ritmo en el último momento. A todos nos pasa si no planificamos, ya que funcionamos mejor con una fecha límite. No sé como nos las arreglamos, pero con el final pisándonos los talones, trabajamos muchísimo mejor. Por eso una estrategia que utilizo para ganar tiempo y que recomiendo a mis clientes, es poner un plazo final cercano, y así automáticamente se reduce el tiempo que empleamos en cada proyecto. Lo habitual es que emplees la mitad de tiempo en hacer una tarea que tiene una fecha límite frente a la tarea que no tiene ninguna fecha límite.
Y por último una recomendación que leí en algún libro y me resultó muy útil: haz un registro de cómo usas tu tiempo. Haz un experimento una semana completa, anotando cada hora qué es lo que has hecho. Desde que te levantas hasta que te acuestas. Incluyendo el tiempo que utilizas para el aseo, para desayunar, para el descanso del café, para ir a trabajar. Ahí vas a ser consciente de lo que te lleva cada actividad, y es el primer paso para sacar conclusiones y empezar a tomar decisiones.
Recuerdo una clienta que iba andando a trabajar todos los días. Tardaba 1 hora frente a los 30 minutos del transporte público. Su decisión era muy clara: en vez de ir en el transporte público atestado de gente, y expuesto a los atascos, decidió ponerse las zapatillas de deporte e ir andando a trabajar todos los días. Así, hacía ejercicio diariamente y ya no le hacía falta ir al gimnasio. Además, a la salida del trabajo, su marido la recogía y la llevaba a casa y así creaban un tiempo de calidad diariamente, lo que beneficiaba a su relación de pareja. Haciendo este listado, vas a ver en qué empleas tu vida, y estarás en disposición de decidir claramente lo que vas a seguir haciendo y lo que vas a dejar de hacer para siempre.
Las personas altamente eficientes tienen esto muy claro. NO se trata solo de HACER MÁS, sino de SER MÁS Y MEJOR. Y la gestión correcta de tus actividades es la única manera. ¿Te animas a llevar a tu vida al SIGUIENTE NIVEL? Me encantaría que te unieras a mí en el camino. Escríbeme y cuéntame ¿vale?
